Mise en place des appels d’offres européens

La directive 2004/18/CE relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services a été transposée en droit interne en décembre 2005. Elle impose aux organismes de droit public (au sens communautaire du terme) de suivre des procédures strictes pour les achats dépassant 206 000 € HT pour les fournitures et services et 5 150 000 HT pour les travaux.

C’est dans ce contexte que cet organisme de tutelle du monde de la protection sociale, a fait appel à Tuillet Risk & Management, pour son expertise dans les démarches d’optimisation des processus et pour les accompagner dans la refonte de leur procédure d’engagement de dépenses. Dans le cadre des missions portant sur les Appels d’Offres Européens nous assurons également une veille réglementaire.

Pour mener à bien cette mission nous avons déployé une démarche en quatre étapes :

Etape 1 – Prise de connaissance et analyses des différentes exigences et contraintes

Cette première étape a consisté en une prise de connaissance et en l’analyse de la législation en vigueur, des directives internes applicables, des besoins et attentes des principaux acteurs du processus.

Etape 2 – Validation de la méthodologie élaborée

Du fait de notre expérience, nous avons élaboré une méthodologie de modélisation permettant :

• sur la base des données d’entrée et sortie du processus, de ses contraintes et points d’interface, de travailler sur sa modélisation en intégrant au mieux l’existant et la réglementation en vigueur
• de procéder à une analyse des risques du processus, au regard notamment des nouvelles contraintes réglementaires
• d’installer un certain nombre de points de contrôle, d'indicateurs de pilotage, de points de validation sur le processus

Etape 3 – Modélisation des processus et rédaction des documentations associées

Cette dernière étape a notamment permis d’élaborer un Kit méthodologique Achat, à l’attention des collaborateurs, regroupant les procédures, documents et outils à mettre en œuvre lors d’un achat.

Etape 4 – Passation de marchés pilotes

Afin de permettre une appropriation des règles et d’accompagner au plus près leur mise en œuvre, nous les avons accompagnés dans la conduite de leurs premiers appels d’offres.

Cette mission a permis à cet organisme de tutelle du monde de la protection sociale de mettre en place un processus d’engagement de dépenses efficace, efficient et conforme à la réglementation.