Quand Qualité rime avec Economies….

Tuillet Risk & Management accompagne depuis maintenant deux années Vinci Energies Sécurité Incendie France (VESIF), pôle national du groupe éponyme constitué de plusieurs marques exerçant le même métier, la protection incendie par sprinkler : TPI, Protec Feu, Lefort Protection Incendie, Protec Feu Risques Spéciaux et Profab.

Chacune de ces entités est structurée autour d’un Système de Management Qualité Sécurité et Environnement, défini dans un manuel QSE. Pour la plupart, ces différents systèmes possèdent un historique datant de la version 94 de la norme ISO 9001. Leur logique de construction documentaire est sensiblement identique, suite à des ajustements successifs. Après un rapide diagnostic, il s’est avéré que les potentialités d’optimisation et d’amélioration continue des dispositifs mis en place n’étaient pas complètement exploitées. Des pistes ont été proposées permettant de remodeler de manière conséquente le système de management, tant en terme de structure que de contenu. Les objectifs fixés par la Direction de Vinci étaient d’obtenir un système de management efficace qui soit l’exact reflet de l’organisation et des modes de fonctionnement des structures concernées. Les points de passage obligés étaient de rationaliser les dispositifs en place et d’intégrer les différentes démarches.

Après une 1ère analyse documentaire, VESIF a souhaité réaliser avec Tuillet Risk & Management une approche complémentaire pour affiner ce constat, et aussi identifier les leviers d’action nécessaires à l’atteinte des objectifs dévolus à la démarche à savoir :

• Déterminer le positionnement des différentes entités de VESIF par rapport :
  • Aux exigences des référentiels techniques
  • Aux exigences de la norme ISO 9001 version 2008
• Identifier les potentialités d’amélioration et de rationalisation
• Permettre à chaque entreprise de pratiquer l’amélioration continue sur son périmètre
• Prétendre à la certification ISO 9001 v2008

Notre approche a été basée sur des entretiens avec des utilisateurs de 2 systèmes (TPI et Protec Feu), ainsi qu’avec le Directeur Technique et le Responsable de la coordination qualité.

Outre les constats liés à la forte approche documentaire, nous avons constaté qu’un certain nombre de concepts basiques liés à ce type de dispositif étaient plus ou moins bien maîtrisés, parmi lesquels :

• L’approche processus
• L’amélioration continue
• Le pilotage
• L’intégration des systèmes

De plus, il a été fait le constat que la mise en œuvre d’un Système de Management Qualité parallèle aux modes de fonctionnement, administratif peut revêtir parfois un aspect « virtuel ».

Afin de palier cette approche restrictive, les équipes de Tuillet Risk & Management ont mis en œuvre un projet participatif, permettant de construire un seul système de management socle, véritable référentiel générique et global, harmonisé et homogène pour chacune des entités constituant le pôle VESIF.

Cette démarche originale, basée notamment sur les risques, a contribué à ce jour aux résultats probant suivants :

• Une forte implication des collaborateurs identifiés dans le cadre des travaux sur les processus génériques, et ce malgré un calendrier contraint,
• Une coordination importante des travaux par les équipes QSE/DT au regard de la charge de travail nécessaire,
• Une approche participative appréciée, reposant sur de nombreux échanges.

Le principal enseignement de la démarche a été une valeur ajoutée mesurable : elle a permis, de fait, la baisse du nombre de certificats Qualité à obtenir tout en maintenant un niveau d’exigence fort, compatible avec la norme. Cela s’est traduit par :

• L’harmonisation et la simplification des processus et procédures socles du système (passage de 30 éléments à 15 éléments)
• « Dégraissage » documentaire important, de l’ordre de 50% de documents supprimés (sur un volume total initial par exemple de 300 documents environ pour TPI et pour Protec Feu)
• Un budget revu à la baisse pour la certification ISO amoindri, reposant sur 4 marques, avec échantillon de sites (au lieu d’une quinzaine de certificats auparavant)
• La prise en compte des spécificités techniques CNPP du métier,
• L’approche par les risques permettant une anticipation des dysfonctionnements,
• La réalisation d’un manuel qualité de référence,
• Une réflexion approfondie sur le thème des indicateurs.

La démarche s’est traduite par le renouvellement de la certification Qualité des sites l’ayant choisi. Pour Tuillet Risk & Management, cette démarche exemplaire démontre l’intérêt d’un système de management bien structuré et unitaire pour toute l’entreprise, quelque soient ses marques d’exploitation. L’économie ainsi réalisée rend plus fort l’intérêt de la certification, véritable sésame commercial dans ce secteur d’activité, puisque garant du respect des règles de l’art en matière de qualité de service et d’orientation client.