Référentiel de contrôle interne pour un groupement de mutuelles

Un dispositif intégré Contrôle interne et Qualité

Un Groupement de Mutuelles a souhaité mettre en place un dispositif de Contrôle Interne, tout en intégrant l’orientation « qualité », afin d’apporter une réponse aux contraintes réglementaires qui s’imposent aux Mutuelles en matière de contrôle interne :

• la Directive Solvency II
• le Décret n° 2008-468 du 19 mai 2008 relatif au contrôle interne des institutions de prévoyance, des mutuelles et de leurs unions.

Un groupe de travail « contrôle interne et qualité » au sein de ce groupement a été mandaté pour apporter des propositions, des méthodologies et des réponses opérationnelles aux questions suivantes :

• Comment travailler sur le contrôle interne dans la perspective de Solvency II ?
• Comment sensibiliser les Directions générales, au-delà de la simple contrainte réglementaire ?
• Comment faire en sorte que ce sujet soit un levier d’optimisation, notamment au regard des engagements Qualité pris par les différentes Mutuelles ?

L’accompagnement de Tuillet Risk & Management s’est articulé en 2 volets :

1er volet : Accompagnement au niveau du groupement de mutuelles

• Une phase de cadrage et de conduite du projet
• Une phase de démarche technique et méthodologique, complétée par des phases de tests et la construction d’outils de déploiement :
  • Réalisation de séances de travail pour construire le cadre méthodologique
  • Élaboration des supports méthodologiques et des outils associés
  • Réalisation de phases de tests
• Une phase de construction des règles et des principes de management du dispositif en mode pérenne :
  • Détermination de l’organisation générale des systèmes de management des risques à mettre en place et construction des processus de Contrôle interne
  • Proposition d’axes de réflexions sur les organes de Gouvernance

2ème volet : Assistance au déploiement « opérationnel » (réalisé dans les Mutuelles membres du groupement)

En parallèle, Tuillet Risk & Management a proposé de décrire les phases de déploiement qui pourraient être réalisées dans les mutuelles, avec notamment :

• Elaboration d’un programme de déploiement pour l’ensemble des mutuelles adhérentes au groupement
• Cette phase a permis de donner les moyens aux mutuelles de mettre en œuvre les orientations et méthodologies construites dans le volet 1, avec pour objectif de :
  • Contribuer à une appropriation forte des concepts et principes du contrôle interne
  • Permettre un déploiement efficace du dispositif vers les mutuelles

Développement d'un référentiel, de méthodologies et transfert de compétences

Cette mission d’accompagnement a permis :

• de développer un référentiel et des méthodologies adaptées au contexte et aux enjeux de l’ensemble des mutuelles du groupement
• de réaliser un transfert de compétences vers les représentants des différentes mutuelles