Optimisation du processus Achats

Un groupe de protection social a engagé un projet de réorganisation de son processus « Chaine de la dépense » décomposé en deux sous-processus :

• le processus Achats
• le processus de traitement des factures

Dans un contexte de réorganisation et dans un souci de prise en compte la nouvelle réglementation européenne en matière d’Appel d’Offres, Tuillet Risk & Management a accompagné la Direction des Achats Groupe dans la rédaction de la nouvelle procédure relative à la "chaîne de la dépense".

Notre expertise technique sur les Appels d’Offres Européens et notre expérience des processus comptables et financiers ont été déterminants pour mener à bien la transition vers ces contraintes règlementaires émergentes.

Notre démarche a tout d’abord consisté à établir une cartographie générale du processus "chaîne de la dépense". L’enjeu étant d’articuler les sous processus entre eux, d’identifier les interfaces avec les autres processus du groupe ainsi que les données d’entrée et de sortie du processus.

Pour chaque sous processus, nous avons suivi une démarche identique à savoir :

• La modélisation du processus en tenant compte de l’organisation interne, des contraintes imposées par le système d’information retenu et par la réglementation en vigueur
• La rédaction de procédures détaillées, de formulaires et des modèles de documents nécessaires au bon fonctionnement du processus.

Nous avons également procédé à un inventaire des délégations d’engagement de dépenses existantes afin d’en garantir l’adéquation avec le processus "chaine de la dépense" revu et de l’adapter en fonction des contraintes réglementaires.

Enfin, dans le cadre de l’accompagnement au changement, nous avons réalisé un certain nombre d’actions ciblées destinées au déploiement du projet vers les acteurs terrain et la direction.